Schoolloket

De overheid subsidieert scholen om het onderwijs te kunnen bekostigen. Deze inkomsten zijn van belang om het primair onderwijsproces te kunnen voorzien van de benodigde basismiddelen. Voor bijzondere activiteiten ten behoeve van pedagogische vorming, schoolreisjes of excursies worden de ouders vaak om een bijdrage gevraagd.

Het automatiseren van de schoolkosten levert schoolorganisaties veel op. Het proces komt hierdoor beter onder controle en is voor de administratie beter beheersbaar. In de praktijk blijkt ook dat Schoolloket een hogere betalingsrespons genereert. De ouders hebben eenvoudig toegang en kunnen o.a. via iDEAL of automatische incasso betalen. Ook zien zij een overzicht van eerdere betalingen.

Om het facturatieproces gemakkelijker te maken lanceren wij voor u Schoolloket, de webshop voor scholen & ouders! In Schoolloket vereenvoudigt u de facturatie van schoolkosten en het beheer van uw debiteuren. Gegevens worden geïmporteerd vanuit de leerlingenadministratie en dagelijks bijgewerkt. Na het definiëren van de schoolkosten kunnen de ouders worden uitgenodigd deze te gaan betalen. Zij hebben via Schoolloket eenvoudig toegang tot de schoolkosten en kunnen o.a. via iDEAL, automatische incasso of op rekening betalen. Ook zien zij een overzicht van eerdere betalingen.

Hoe werkt het?


Flow

Gegevens worden geïmporteerd uit de leerlingenadministratie en worden dagelijks bijgewerkt. Alle schooladministratie systemen worden ondersteund. De schoolkosten kunnen vervolgens worden gedefinieerd en de ouders kunnen worden uitgenodigd deze te gaan betalen. Ouders gaan een overeenkomst aan met school en betalen online via iDEAL, via automatische incasso of op rekening. Bankafschriften kunnen worden ingelezen en automatisch worden gekoppeld aan de verplichtingen. Deze gegevens worden beheerd in specifieke instanties van de school, maar daarnaast is het mogelijk voor de centrale functionaliteiten gebruik te maken van en overkoepelende omgeving. Deze overkoepelende omgeving maakt het mogelijk om de financiële gegevens vanuit een centrale plek naar de financiële administratie door te sluizen en het beheer van de bankrekening(en) te regelen. Via deze weg kan er gezocht worden in de verschillende omgevingen van Schoolloket en wordt het overzicht op de gegevens bewaakt. Het verdere beheer van de debiteuren kan worden afgehandeld in de schoolinstanties van Schoolloket.

Schoolloket biedt uw scholenorganisatie dus de mogelijkheid om de financiële administratie, ouderfacturatie en debiteurenbeheer in één overzichtelijk systeem te kunnen beheren.

Centraal/decentraal

Schoolloket maakt het mogelijk om het debiteurenproces centraal of decentraal in te richten. Hiermee kunnen de verantwoordelijkheden voor verschillende taken verdeeld worden tussen de scholen en de centrale organisatie.

Mailen van ouders

Schoolloket maakt het mogelijk om de ouders via mail te benaderen. Voor ouders die geen mailadres hebben of niet via mail benaderd willen worden kan er papieren berichtgeving worden aangemaakt. Ouders krijgen bericht dat er schoolkosten door hen te betalen zijn en kunnen dit direct in Schoolloket afhandelen. Als ouders niet reageren kan er uiteindelijk met een actielijst worden gewerkt, waarmee het overzicht wordt behouden welke ouders niet gereageerd hebben en de keuze gemaakt kan worden deze ouders na te bellen, via post alsnog te benaderen of uit de lijst te halen.

Betalingsverplichtingen

Als ouders gaan betalen via iDEAL moeten zij eerst de algemene voorwaarden van de school accepteren. Op dat moment is er een betalingsverplichting ontstaan. Dit geldt ook voor het moment dat ouders aangeven op rekening (verder buiten Schoolloket om) of via incasso willen betalen. Mocht de iDEAL transactie mislukken, de ouder niet betalen buiten Schoolloket om óf de incassotransactie gestorneerd worden, dan kan de ouder worden aangemaand. Uiteindelijk kan een incassobureau worden ingeschakeld indien de school dit wenst. De gang naar het incassobureau wordt helemaal ondersteund door Schoolloket (met de juiste stappen en de juiste informatie).

Een betalingsverplichting of een overeenkomst, zoals dat in Schoolloket genoemd wordt, is door de administratie aan te passen, als dat nodig is. Het kan zijn dat de ouder aangeeft een betalingsverplichting nog niet te kunnen nakomen. Op dat moment kan de datum van de verplichting worden aangepast zodat er geen onnodige aanmaningen verstuurd worden. Een betalingsverplichting kan in meerdere termijnen worden opgedeeld door de administratie en de administratie kan bepaalde betalingsverplichtingen afhandelen door bijvoorbeeld een solidariteitsfonds of een gemeentefonds. Dit alles met behoud van het totale overzicht van de debiteuren.

Terugbetalingen

Terugbetalingen zijn soms gewenst als om de één of andere reden een reis niet doorgaat, er teveel betaald is door een ouder óf er een borg moet worden terugbetaald. Dit wordt volledig door Schoolloket ondersteund, waarbij er ook een functiescheiding is aan te brengen, zodat er voor een terugbetaling door bijvoorbeeld de directeur goedkeuring moet worden gegeven, voordat deze mag worden geëxporteerd naar het financiële systeem.

Rapportages

Met behulp van diverse rapportages in Excel of in PDF blijft het hele proces inzichtelijk.


Centrale kenmerken van Schoolloket lezen? Klik hier!