Schoolloket
Dé webshop voor ouders
Het automatiseren van de schoolkosten levert schoolorganisaties veel op. Het proces komt hierdoor beter onder controle en is voor de administratie beter beheersbaar. In de praktijk blijkt ook dat Schoolloket een hogere betalingsrespons genereert. De ouders hebben eenvoudig toegang en kunnen o.a. via iDeal en automatische incasso betalen. Ook zien zij een overzicht van eerdere betalingen.
Centraal of Decentraal
Schoolloket maakt het mogelijk om het debiteurenproces centraal of decentraal in te richten. Hiermee kunnen de verantwoordelijkheden voor verschillende taken verdeeld worden tussen de scholen en de centrale organisatie.
Centrale kenmerken Schoolloket
- Schoolloket is een webshop voor ouders.
- Koppeling met leerling-administratiesysteem.
- Ouders loggen in via hun e-mailadres, bekend in de administratie.
- Ouders kunnen afrekenen via verschillende betaalmethoden, waarvan iDEAL en automatische incasso de meest gebruikte zijn.
- Betalingsschema’s kunnen worden gedefinieerd en per soort schoolkosten worden toegekend.
- Verschillende typen schoolkosten kunnen worden gedefinieerd, zoals ouderbijdrage, borg, gegroepeerde schoolkosten, keuzeartikelen (bijvoorbeeld voor de keuze van een reis), sparen, artikelen met door de ouder vrij in te voeren bedragen, etc.
- Elke school heeft zijn eigen omgeving en in een overkoepelende omgeving ziet de centrale organisatie wat er per school gebeurd.
- Uitgebreide communicatiemogelijkheden tussen de school en ouders. Naast e-mail kunnen ouders ook op papier berichtgeving ontvangen.
- Uitgebreide rapportagemogelijkheden zijn beschikbaar in Schoolloket.
- Oude of niet-relevante zaken kunnen worden gearchiveerd zodat de administratie schoon en inzichtelijk blijft.
- Betalingsregelingen kunnen met ouders worden getroffen en worden geregistreerd.
- Communicatie kan worden verstuurd aan de hand van gemaakte afspraken met ouders.
- Bankafschriften worden automatisch toegekend aan openstaande verplichtingen.
- Terugbetalingen kunnen worden uitgevoerd.
- Interne verrekeningen kunnen worden geregistreerd.
- Aan het eind van de schoolloopbaan kan een eindafrekening worden gemaakt waarin borgen, sparen en openstaande posten worden verevend.
- Special fondsen, zoals een solidariteitsfonds of een gemeentefonds kunnen worden ingericht.
- Contante betalingen kunnen worden verwerkt.
- De export naar het financiële systeem is flexibel in te richten.
- Een gang naar het incassobureau wordt door Schoolloket ondersteund.
- Een actielijst is beschikbaar voor niet reagerende ouders.
- Losstaande module voor de administratie van debiteuren, handig voor MBO-leerlingen gecombineerd met het VO.
- AVG-toestemmingen module, voor het bevragen van goedkeuring voor specifieke privacygevoelige zaken.
Flow van het betalingsproces
Gegevens worden geïmporteerd uit de leerlingenadministratie en worden dagelijks bijgewerkt. Alle schooladministratie systemen worden ondersteund. De schoolkosten kunnen vervolgens worden gedefinieerd en de ouders kunnen worden uitgenodigd deze te gaan betalen. Ouders gaan een overeenkomst aan met school en betalen online via iDEAL, via automatische incasso of op rekening. Bankafschriften kunnen worden ingelezen en automatisch worden gekoppeld aan de verplichtingen. Dit kan eventueel ook in de overkoepelende omgeving gebeuren, indien meerdere scholen gebruik maken van dezelfde bankrekening. Het verdere beheer van de debiteuren kan worden afgehandeld in Schoolloket. Tenslotte worden de gegevens ingelezen in de financiële administratie.
